Metoda FEFO: Efektivní řízení skladových zásob podle data expirace

Správné řízení skladových zásob je jedním z klíčových faktorů, které ovlivňují kvalitu expedice, spokojenost zákazníků i ekonomiku celého e-shopu. U produktů s omezenou trvanlivostí však nestačí zboží pouze správně uskladnit. Stejně důležité je zajistit, aby byly při expedici vždy přednostně vyskladněny produkty s nejbližším datem expirace.

Právě k tomu slouží metoda FEFO, která pomáhá efektivně řídit skladové zásoby. Co tato metoda znamená, jak funguje, kdy se využívá a jak souvisí s fulfillmentem? To si vysvětlíme v tomto článku.

Co je metoda FEFO a k čemu slouží

FEFO je zkratka anglického First Expired, First Out. Označuje metodu řízení skladových zásob, která se řídí jednoduchým principem – produkty s nejbližším datem expirace se vyskladňují jako první. Na rozdíl od jiných metod se tedy FEFO neřídí datem naskladnění produktu do skladu.

Metoda FEFO se využívá především u produktů s omezenou trvanlivostí. Důvodů k tomu je hned několik. Metoda přispívá k eliminaci nežádoucích odpisů, zachovává kvalitu odesílaných produktů, zajišťuje bezpečnost zákazníků a plní legislativní požadavky.

Jak princip FEFO funguje

Princip metody FEFO spočívá v tom, že skladový systém (WMS) při vyskladnění automaticky dle předem stanovených podmínek identifikuje a upřednostňuje produkty s nejbližším datem expirace. Zohledňuje navíc, jak dlouhá doba použitelnosti produktu zbývá.

Např: na jedné skladové pozici se nachází tři šarže stejného produktu s odlišnou trvanlivostí. Přestože mohl být produkt s bližší expirací naskladněn později než druhý, při vychystávání bude jako první vybrán ten, který má nejbližší datum spotřeby. Díky tomu se minimalizuje riziko znehodnocení zboží.

Aby bylo možné metodu FEFO správně využívat, je nezbytné, aby se již na příjmu systémově evidovala data o šaržích a datech expirace. V rámci skladového systému je pak dále vhodné si nastavit časovou hranici s dostatečnou rezervou, kdy daná SKU ještě zařazovat do objednávek. Následně software automaticky vyhodnocuje a navádí skladový personál k vyskladnění správných položek, čímž výrazně snižuje riziko lidské chyby a celý proces zrychluje a zpřesňuje.

FEFO vs. FIFO: Jaký je mezi nimi rozdíl?

Jak již bylo zmíněno výše, metody FEFO i FIFO vychází z jiného principu. Pro rychlou orientaci nabízíme přehlednou tabulku.

Jak je zřejmé z tabulky, obě metody mají svá opodstatnění, volba závisí především na charakteru skladovaných produktů.

U kterých produktů se metoda FEFO využívá?

S metodou FEFO se nejčastěji setkáváme u produktů v kategoriích:

• potraviny a nápoje;
• doplňky stravy;
• kosmetika;
• léčiva a zdravotnické potřeby;
• veterinární přípravky;
• krmiva pro domácí zvířata;
• drogerie a chemické výrobky.

Výhody metody FEFO

Správně nastavená metoda FEFO nepřispívá pouze k efektivnějšímu řízení skladu. Představuje způsob, jak snížit ztráty, zefektivnit skladové procesy a zajistit vyšší míru kvality doručovaných produktů. Jaké jsou její hlavní výhody?

Nižší riziko znehodnocení zásob

Největším přínosem metody FEFO je snížení míry znehodnocení skladových zásob – jejím používáním výrazně klesá pravděpodobnost, že část zásob zůstane na skladě až do konce své trvanlivosti.

Menší finanční ztráty

Každý produkt, který nelze prodat kvůli prošlé expiraci, představuje zbytečný náklad. Efektivní rotace zásob pomáhá snižovat množství neprodejného zboží a přispívá k lepšímu využití skladových zásob.

Vyšší spokojenost zákazníků

Zákazníci očekávají, že obdrží produkty s dostatečnou dobou použitelnosti. Správně nastavený systém řízení produktů s omezenou trvanlivostí pomáhá zajistit konzistentní kvalitu expedovaných zásilek a omezuje riziko reklamací souvisejících s krátkou / prošlou dobou trvanlivosti.

Lepší přehled o skladových zásobách

Metoda FEFO je založena na přesné evidenci šarží a dat expirace. Firmy tak získávají lepší přehled o skladových zásobách, mohou efektivněji plánovat jejich obrátku a rychleji reagovat na případné změny.

Podpora legislativních požadavků

V odvětvích, jako jsou potraviny, kosmetika nebo léčiva, je správná evidence šarží a expirací často součástí zákonných nebo oborových požadavků. FEFO pomáhá tyto procesy systematizovat a usnadňuje dohledatelnost produktů v celém dodavatelském řetězci.

Jakou roli hraje metoda FEFO ve fulfillmentu?

U fulfillmentových center je správné řízení skladových zásob zásadní součástí každodenního provozu. Pokud e-shop prodává produkty s omezenou trvanlivostí, nestačí pouze zajistit jejich bezpečné skladování. Stejně důležité je mít jistotu, že při každé expedici budou vyskladněny správné produkty.

Význam metody FEFO je ještě silnější v případě B2B fulfillmentu. Obchodní partneři, distributoři nebo maloobchodní řetězce často stanovují minimální požadovanou dobu trvanlivosti dodávaných produktů. Může se například jednat o požadavek, aby měl produkt při dodání zbývající trvanlivost alespoň šest měsíců. Správně nastavené řízení expirací tak pomáhá zajistit plnění těchto požadavků.

Moderní skladové systémy (WMS) proto pracují s relevantními informacemi, na jejichž základě automaticky určují expedici zásob. Výběr produktů tak není závislý na ruční kontrole.

Pro e-shopy to znamená snadnější plnění požadavků obchodních partnerů a větší jistotu, že odběratel obdrží produkt s odpovídající dobou použitelnosti.

Skladon: FEFO jako součást naší služby

Ve Skladonu evidujeme u relevantních produktů šarže i data expirace již při jejich příjmu na sklad a následně s nimi pracujeme v průběhu celého skladového procesu.

Náš skladový software (WMS) umožňuje řídit vyskladnění podle metod FIFO nebo FEFO, a to vždy s ohledem na charakter konkrétního produktu i požadavku klienta. Díky přesné evidenci šarží a expirací dokážeme zajistit nejen správnou rotaci skladových zásob, ale také jejich plnou dohledatelnost.

Klienti mají navíc prostřednictvím aplikace MySkladon přehled o svých skladových zásobách a mohou si nastavit notifikace na blížící se expiraci produktů. Získávají tak lepší kontrolu nad skladovaným zbožím a mohou včas (např. marketingově) reagovat na produkty s kratší zbývající dobou trvanlivosti.