Datová kvalita ve fulfillmentu: Jak využívat pokročilé technologie pro evidenci master dat

V e-commerce i retailové logistice rozhodují o efektivitě procesů nejen lidé a technologie, ale i relevantní data. Každý produkt, který projde skladem, může pro své účely disponovat „digitálním otiskem“ – záznamem, který může obsahovat například rozměry, hmotnost, identifikační kódy a fotografie. Právě kvalita těchto údajů často rozhoduje o rychlosti, spolehlivosti a celkové efektivitě fulfillmentu.

Při práci s daty může špatně zadaný rozměr, chybějící EAN nebo nepřesná hmotnost na první pohled působit jako drobnost. V praxi však i drobná odchylka dokáže způsobit řetězec nepřesností napříč navazujícími skladovými procesy, od příjmu zboží až po expedici k zákazníkovi.

Co jsou to tzv. master data, proč jsou tak důležitá a jak jejich správu automatizovat pomocí technologií, jako je cubiscan? Vysvětlíme si v následujících odstavcích, a navíc přidáme i příklady z praxe.

Co jsou master data a proč na nich záleží

Aby mohl skladový systém (WMS) fungovat spolehlivě, potřebuje kvalitní „master data“. V logistice se tím rozumí soubor základních informací, které popisují každý produkt.

Patří sem například:

• SKU (unikátní kód produktu);
• EAN (čárový kód pro identifikaci);
• metoda řízení zásob (FIFO / FEFO);
• rozměry a hmotnost;
• fotografie a popis produktu;
• případně další atributy, jako barva, typ balení nebo skladovací podmínky.

Právě tato data napomáhají v manipulaci v rámci fulfillmentu. Rozhodují o tom, do jakého vychystávacího boxu produkt při vychystávání umístit, jaký obal při balení zvolit, jak optimalizovat přepravu nebo kolik prostoru bude potřeba k zaskladnění.

Riziko vzniká v situaci, pokud jsou údaje neúplné nebo nepřesné. Chyba se řetězí a projevuje v každé návazné provozní fázi, což se projeví ve kvalitě fungování:

• zboží je uloženo na nesprávné skladovací pozici;
• při balení se zvolí nevhodná krabice;
• dopravce účtuje jiné sazby z důvodu rozdílu ve váze;
• a další zbytečné komplikace.

Z praxe víme, že právě tyto zdánlivé drobnosti patří mezi časté zdroje komplikací –v horším případě chyb, v lepším případě (pokud odhalíme) představují vícepráce Naopak správná a konzistentní data umožňují hladký a efektivní průběh všech procesů.

Měření a správa dat: Od ručního zadávání k automatizaci

Kvalita dat často nezačíná ve skladu, ale už na straně klienta nebo jeho výrobce. Informace o produktech k nám mohou do skladu proudit z různých e-shopových platforem či ERP systémů, a ne vždy jsou kompletní nebo přesné. Chybějící hmotnost, odhadované rozměry nebo špatně uvedené EAN kódy mohou způsobit problémy napříč dodavatelským řetězcem.

Proto je klíčové data ověřovat bezprostředně po jeho přijetí na sklad, tedy v okamžiku, kdy se se zbožím fyzicky setkáváme. Právě tehdy lze chybějící údaje doplnit nebo opravit, aby se ve skladovém systému evidovaly a skladový personál pracoval pouze se správnými a ověřenými informacemi.

Tuto úlohu dnes zajišťují automatizované měřící systémy, jako je například cubiscan. Ten dokáže během několika vteřin přesně zajistit potřebné údaje, jako je hmotnost a zároveň pořídit fotografii produktu.

Cubiscan v praxi: Jak zajišťuje kvalitu dat

Cubiscan je automatizovaný měřicí systém, který slouží k rychlému a přesnému získávání klíčových dat o produktech. Kombinuje několik technologií do jednoho zařízení:

• laserové senzory pro přesné měření rozměrů produktu;
• vážící plošinu pro určení hmotnosti;
• foto-modul pro pořízení aktuální fotografie produktu, která slouží nejen pro dokumentaci, ale i vizuální kontrolu.

Díky tomu získává skladový systém během několika vteřin kompletní, přesný a ověřený digitální profil každého jedinečného produktu. Takto změřená data eliminují nepřesnosti, které mohou přicházet například z externích vstupů.

Pozn.: Ve Skladonu využíváme cubiscan především při příjmu nových produktů a při kontrole dat stávajících položek. Naměřené hodnoty se automaticky přenášejí do klientské aplikace MySkladon, kde se propojují s inventářem a zároveň se odesílají do systému WMS pro řízení dalších skladových operací.

Výsledkem je nejen vyšší efektivita a spolehlivost fulfillmentové služby, ale také pevný základ pro měření kvality dat a podklad pro další optimalizaci skladových procesů.

Metriky kvality dat: Jak poznat, že data jsou „v pořádku“

I když jsou produkty po příjmu přesně změřené a data doplněné, je dobré mít zavedený kontrolní systém, který umožňuje sledovat jejich průběžnou kvalitu. Pro hodnocení datové kvality se nejčastěji používá pět hlavních metrik:

• completeness – úplnost;
• accuracy – přesnost;
• consistency – konzistence;
• timeliness – aktuálnost;
• understadability – srozumitelnost.

Kombinace výše uvedených metrik napomáhá odhalit, zda jsou data ve skladu nejen technicky správná, ale i prakticky použitelná pro každodenní provoz.

Completeness (úplnost dat)

Úplnost znamená, že u každého produktu jsou dostupné všechny klíčové informace – od EAN kódu přes rozměry, hmotnost až po fotografii.

Pokud některá z těchto hodnot není k dispozici, vzniká riziko chyb v návazných procesech. Například chybějící rozměry mohou vést k volbě nesprávného obalového materiálu.

Accuracy (přesnost dat)

Přesnost zaručuje, že data odpovídají skutečnosti.

Ve fulfillmentové praxi je přesnost zásadní: odchylky v rozměrech nebo hmotnosti mohou vést k nesprávnému balení, překročení kapacity přepravních jednotek či chybám při výpočtu dopravních nákladů.

Consistency (konzistence dat)

Konzistence znamená, že stejná data jsou jednotná napříč všemi systémy.

Pokud se například liší identifikační kód (SKU) nebo EAN mezi systémy, může produkt skončit ve špatné objednávce, být chybně naskladněn nebo při vychystávání vůbec nenalezen.

Timeliness (aktuálnost dat)

Aktuálnost zajišťuje, že data vždy odrážejí aktuální stav produktu.

Ve fulfillmentu je to zásadní například při aktualizaci hmotnosti nebo rozměrů, protože zastaralá data mohou způsobit nesprávný výběr obalů nebo chybné určování skladových pozic.

Understadability (srozumitelnost dat)

Srozumitelnost zaručuje, že data jsou jednoznačná a snadno interpretovatelná pro jednotlivé články, které s produkty manipulují.

Ve skladu se tato skutečnost promítá do každého kroku – od příjmu, kde pracovník musí správně identifikovat položku, přes vychystávání, kde je klíčové rychlé a jednoznačné nalezení produktu, až po balení a expedici, kde jasné údaje zamezí problémům vznikajících na cestě k zákazníkovi.

Datová kvalita jako základ efektivního fulfillmentu

Správná datová kvalita je klíčová pro spolehlivé fungování skladu – ať už se zaměřením na e-commerce nebo retail. Úplné, přesné, konzistentní, aktuální a srozumitelné produktové informace ovlivňují každý skladový proces – od příjmu, přes skladování, vychystávání a balení, až po expedici ke koncovému zákazníkovi.

Technologie jako cubiscan umožňují automaticky ověřovat a doplňovat data již při prvním kontaktu se zbožím, čímž vzniká jednotný digitální profil každého SKU, který se automaticky propisuje do všech IT systémů. V našem distribučním centru takto změřené a ověřené informace využíváme napříč celým intralogistickým provozem.

Správně vedená datová kvalita tak podporuje efektivní, spolehlivý a škálovatelný fulfillment, minimalizuje riziko vzniku chyb a v konečném důsledku přispívá ke spokojenosti zákazníků i dlouhodobému podnikatelskému růstu.